Onglet CONVOCATION

Introduction

L'onglet CONVOCATION permet d'imprimer les documents à envoyer aux copropriétaires en prévision de l'assemblée générale annuelle qui approuvera les comptes de l'exercice clos.

Ces documents peuvent être imprimés à tout moment mais il est nécessaire d'attendre d'avoir initié la clôture d'exercice pour les imprimer.

La loi impose 6 imprimés à joindre à la convocation de l'AG qui approuvera les comptes de l'exercice clos :

- Les 5 annexes du décret du 14 mars 2005.

- Le projet de répartition (appelé aussi état individuel de répartition) des comptes des copropriétaires du décret du 20 avril 2010, article 7.

D'autres documents non obligatoires sont également disponibles. Ils sont complémentaires aux imprimés qu'impose la loi:

- Un état des dépenses courantes qui détaille les écritures pour chaque compte en comptabilité.

- Un état comparatif qui compare les soldes des comptes courants aux budgets.

- Un projet de répartition (qui permet de connaître entre autre les dépenses à la charge des locataires pour les copropriétaires bailleurs).

- Un état de budgets prévisionnels individuels pour l'exercice à venir. Il inclus les avances et les provisions de chaque copropriétaires.

En plus de ces documents, sont disponibles

- le projet de procès-verbal d'AG (incluant une procuration)

- La feuille de présence à signer lors de l'AG

- le procès-verbal définitif de l'AG.

Les annexes et le projet de répartition (Documents obligatoires)

Les annexes sont les documents incontournables à fournir aux copropriétaires. Il existe un total de 5 annexes. Seule 3 annexes sont disponibles pour le moment dans le logiciel. Les 2 annexes manquantes (Annexe 4 et 5) concernent les travaux exceptionnels (ravalement de façade, mise aux normes des ascenseurs ...)

Ces annexes peuvent être imprimées depuis les boutons ci-dessous:

L'annexe1, Partie État Financier

Cet état présente sur une page une synthèse de la trésorerie (partie haute du tableau) et les créances et dettes de la copropriété (partie basse).

Le compte 12 (situé en haut à droite) reprend le solde des opérations qui courent sur plusieurs années (emprunts, travaux) et qui sont non clôturées à la fin de l'exercice en cours.

Ces opérations exceptionnelles sont plus amplement détaillés dans l'annexe 5. Cette annexe est équilibré seulement après d'avoir initier la clôture de l'exercice

L'annexe1, Partie Solde Copropriétaires

Cet état présente sur une page le détail des comptes copropriétaires, après répartition des excédents/insuffisance en clôture d'exercice.

La ligne "total" des colonnes "débit" et "crédit" de ce tableau est repris à la ligne "45 - Copropriétaires" (créances/dettes après répartition) du tableau "Annexe1 - État Financier".

Cette annexe à besoin d'avoir la clôture de l'exercice initié afin de refléter les informations réelles.

L'annexe2, Compte de gestion général

Cet état présente sur une page:

- les charges et produits des opérations courantes

- les charges et produits des opérations exceptionnelles

Et ceci pour l'exercice précédent, l'exercice en cours et 2 les exercices avenir.

Dans cet état on ne reprend aucune information concernant les travaux et opérations exceptionnelles non clôturés dans l'exercice N, même s'il y a eu des appels de fonds ou des charges réalisées dans l'exercice N.

Par contre on reprend toutes les informations (provisions et charges) des travaux et opérations exceptionnelles clôturés dans l'exercice N, même si ces écritures sont antérieures à l'exercice N.

L'annexe3, Compte de gestion des charges

Cet état présente sur une ou plusieurs pages, le détail du calcul des opérations courantes.

On peut ainsi comparer l'évolutions des dépenses sur une période de 4 ans.

Ce document est a utiliser pour voter le budget:

- de l'exercice N+1 si il n'a pas été voté à la précédente AG ou si il a été modifié depuis.

- de l'exercice N+2, qui lui n'a jamais été présenté en AG.

L'annexe4, Compte de gestion pour travaux

Cet état présente uniquement les travaux et opérations exceptionnelles clôturés dans l'exercice N.

Dans le cas des opération pluri-annuelle, tout l'historique des écritures est repris (provisions, charges depuis la création de cette dépense exceptionnelle)

L'annexe5, État des travaux et opérations exceptionnelles

Cet état présente uniquement les travaux et opérations exceptionnelles non clôturés dans l'exercice N.

Dans le cas des opération pluri-annuelle, tout l'historique des écritures est repris (provisions, charges depuis la création de cette dépense exceptionnelle)

On y retrouve typiquement les travaux exceptionnels dont le budget a déjà été voté, l'appel de fonds déjà lancé mais en attente de la réalisation des travaux (travaux non payés en totalité).

Les documents d'AG

L'assemblée générale qui doit être tenu annuellement nécessite la rédaction de plusieurs documents qui sont générés automatiquement avec MonSyndicBénévole.

Première étape: Préparation de l'AG

En même temps que l'envoi des Annexes aux copropriétaires, le syndic doit joindre un courrier de convocation pour l'assemblée générale de la copropriété, incluant également une procuration et l'ordre du jour qui sera traité en assemblée.

Tout ces documents sont crées automatiquement par le logiciel en cliquant sur le bouton .

Cependant, avant de cliquer sur ce bouton, il est nécessaire de fournir quelques informations sur l'AG et les points qui y seront abordés, en cliquant sur le bouton

La partie du haut concerne le lieu et la date de l'AG. La partie du bas permet de personnaliser le libellé du point ainsi que le texte correspondant qui sera soumis à l'AG.

Vous pouvez également choisir l'ordre des points en utilisant les boutons et .

Comme dans toutes assemblées, un ordre du jour dois être créé. Utilisez le bouton afin d'ajouter des points pré-rédigé à l'ordre du jours. La fenêtre suivante apparaîtra:

Dans cette fenêtre, sélectionnez un ou plusieurs points puis cliquez sur le bouton . Il seront alors ajoutés à la liste des points de l'ordre du jour.

Une fois que vous êtes satisfait de votre ordre du jour, fermez la fenêtre.

Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton afin d'imprimer le courrier de convocation que vous enverrez à tout les copropriétaires en y incluant les documents comptables (Annexes et autres impressions situés au dessus)

Deuxième étape: Pendant ou après de l'AG

Le jour de l'AG, cliquez sur le bouton afin de compléter le procès verbal au travers de la fenêtre ci-dessous:

Indiquez dans cette fenêtre, l'heure d'ouverture de la séance ainsi que la liste des présents et représentés. Cliquez sur pour poursuivre.

Indiquez dans cette fenêtre le résultat des votes. Vous pouvez également changer les règles de vote et personnaliser la résolution.

Afin de pouvoir passer au point suivant, tout les copropriétaires doivent avoir voté. Une fois l'ordre du jour épuisé, la fenêtre suivante apparaît.

Indiquez dans cette fenêtre l'heure de levé de la séance. Cliquez enfin sur .

Le PV est alors disponible pour impression. Vous pouvez toujours personnaliser le PV en apportant vos modifications et .

Cliquez sur le bouton pour imprimer le PV qu'il faudra envoyer à chaque copropriétaires.

Sachez qu'il est possible d'exporter le contenu de ce PV vers un fichier Word depuis l'interface d'aperçu avant impression.

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