Introduction

Le logiciel MonSyndicBenevole est destiné aux syndics de petites copropriétés avec peu de connaissances sur la gestion d'un syndic de copropriété où de notions comptables.

Un certain vocabulaire est cependant utilisé dans le logiciel ainsi que certains concepts qui ont besoin d'être compris avant de commencer l'utilisation et la saisie.

Si vous ne devez lire qu'une seule page de la documentation, c'est bien celle-la!

Vocabulaire et concepts

Le syndic

C'est celui qui gère la copropriété au quotidien. Pour les syndics bénévoles, vous pouvez inscrire le mot "Syndic" suivi du nom de la copropriété.

La copropriété

Il s'agit de l'immeuble. Il est défini par un nom que vous trouverez dans le règlement de copropriété ainsi que par l'adresse de l'immeuble.

Les dates d'exercice

Les dates d'exercices sont définies dans le règlement de copropriété. Il est courant de trouver des dates d'exercice du 1er janvier au 31 décembre. Cependant l'exercice peut être décalé comme par exemple du 1er mai au 30 avril.

Dans tout les cas, référez vous au règlement de copropriété.

Comptes bancaires

La copropriété peut posséder plusieurs comptes bancaires (Compte courant, compte d'épargne ...). L'ajout, la modification ou la suppression des comptes bancaires se fait onglet COPRO.

Journaux comptable

Les journaux comptables servent à cataloguer les écritures dans une comptabilité. Il n'y a pas besoin dans la grande majorité des cas de modifier les journaux du logiciel. Le tableau ci-dessous détaille leur utilisation:

Journal	Utilisation
AC	Journal des achats. Il est utilisé automatiquement par le logiciel lorsqu'il s'agit d'une dépense qui vient d'être engagé.
AN	Journal des reports d'écritures d'une année sur l'autre. Il peut être utilisé par l'utilisateur.
AP	Journal pour enregistrer les appels de provisions des copropriétaires. Ce journal est utilisé automatiquement par le logiciel et ne doit donc pas être utilisé manuellement par l'utilisateur non averti.
BQx	Toutes écritures qui apparaît sur un compte bancaire. Il est utilisé automatiquement par le logiciel lors de l'utilisation de l'onglet Saisie.
OD	Opérations diverses. C'est généralement ce journal qui est utilisé par l'utilisateur du logiciel lorsqu'il saisi directement dans la comptabilité.
RP	Journal de répartition. Il est utilisé automatiquement par le logiciel pour passer les écritures de clôture d'exercice. Il ne doit pas être utilisé par l'utilisateur.

Importation de données

Il s'agit d'une fonction très utile de l'onglet COPRO pour importer des données à destination des onglets Lot, Tantième,Copropriétaires, Budget et les reports "à nouveau" comptables.

Son utilisation est fortement conseillé pour démarrer une nouvelle copropriété.

Lot principaux et secondaires

Le logiciel gère deux types de lot: Les lot principaux et les lots secondaires:

- Les lots secondaires peuvent être des box, des parkings ou des caves.

- Les lots principaux peuvent être tout les autres types de lots.

Les lots secondaires sont rattachés à un lot principal.

Tantième ou répartition

Il s'agit d'une fraction. Elle permet de déterminer ce que chaque copropriétaire doit payer en termes de charge de copropriété. Les tantièmes généraux englobent les tantièmes associés à un lot d'appartement et la quote-part sur les parties communes. La répartition des tantièmes est indiquée sur l'état descriptif de division, en annexe du règlement de la copropriété.

Charges courantes et libellé de charge

Les charges courantes sont des charges que la copropriété paye et budgétise tout les ans. Elles sont présentes dans les appels de fonds trimestriels (appels réalisés d'après le budget des dépenses/recettes de l'exercice)

Un libellé de charge est utilisé dans ces appels afin de mettre plusieurs dépenses de même catégorie sous un même nom dans les appels de fonds.

Charges exceptionnelles

Les charges exceptionnelles sont des charges que la copropriété ne paye pas tout les ans et qui sont habituellement décidées en AG. Elles peuvent être décidées par le syndic seul dans le cas où cette dépense ne peux attendre une AG.

On y trouve par exemple les ravalements de façade, les fuites en tout genre...

Compteur

L'onglet Compteur permet de saisir les relevés d'eau ou d'électricité, réalisés par la copropriété sur les compteurs individuels des copropriétaires.

La saisie de ces relevés permet la mise à jour des tantièmes appliqués aux factures d'eau ou d'électricité.

Budget

Le budget est voté tout les ans en AG afin de prévoir à l'avance les dépenses de fonctionnement de la copropriété. C'est à partir du budget que le montant des appels de fonds trimestriels est calculé par le logiciel.

Toutes dépenses non budgétisées entraînent la création d'appels unitaires courants ou exceptionnels suivant la nature de la dépense. Pour savoir si la dépense doit être considéré comme courante ou exceptionnelle, le mieux est de consulter les deux dernières colonnes de l'onglet CHARGE. La colonne de droite concerne les charges exceptionnelles lorsque la colonne de gauche concerne les charges courantes.

Saisie d'opération

Les saisies des opérations durant l'exercice se fonds presque exclusivement depuis l'onglet SAISIE.

Il vous faudra alors choisir entre les 3 catégories d'écriture suivantes:

- Recette: C'est une rentrée d'argent. Exemple: Subvention, indemnité d'assurance, placement financier, location de la loge ...

- Dépense: Ce sont toute les sorties d'argent. Exemple: facture d'eau, d'électricité, de nettoyage, d'entretiens divers ...

- Encaissement: Ce sont les provisions payés par les copropriétaires suite à l'envoi des appels de fonds.

Comptabilité

La comptabilité est assistée au maximum par le logiciel. c'est lui qui crée habituellement les écritures lors de la création de l'exercice, lors des saisies effectuées onglet SAISIE et lors de la clôture d'exercice.

Il peut arriver cependant à l'utilisateur de faire ses propres saisies en comptabilité. Pour cela il vous faudra utiliser les boutons d'ajout d'écritures de l'onglet COMPTABILITE.

Appel de fonds

Il existe plusieurs appels de fonds

- Les appels de fonds trimestriels, dont le montant est calculé en fonction du budget déterminé en AG

- Les appels de fonds unitaires qui concernent des besoins d'argent non budgétisé. Cela peut concerner des dépenses courantes non prévues comme des dépenses exceptionnelles.

Documents à fournir aux copropriétaires

Les documents disponibles onglets Convocations, sont à fournir aux copropriétaires, en prévision de l'AG annuelle. Il est de coutume d'envoyer ces documents par recommandé (RAR).